תהליכי מדידה משופרים

יש האומרים שהכל בארגון גדול מתחיל ונגמר במדידה נכונה.

אחד הסיפורים המוכרים לכל יועץ ארגוני מתחיל, עוסק במחלקת שירות לקוחות שאליה הגיע מנהל חדש, המעוניין לצמצם באופן משמעותי את משך השיחות של הטלפנים ונציגי השירות עם הלקוחות. על מנת להשיג את היעד הזה, הטמיע המנהל שורה של מדדים שהתייחסו למשך השיחות של הטלפנים.

במקרה או שלא במקרה, ממש מרגע החלת המדידה הזאת, השיחות שקיימו הטלפנים עם ציבור הלקוחות התקצרו בצורה משמעותית. המנהל היה מרוצה מאוד, וסימן לעצמו עוד הישג בקריירה הניהולית שלו.

אולם, בדיקה מעמיקה יותר שבוצעה לאחר מכן, גילתה כי נציגי השירות מיהרו לנתק את השיחות ולהעביר את הטיפול לטכנאי השטח. כך יצא, שאומנם משך השיחות התקצר בהרבה, אולם עלות הזמנת הטכנאים לבתי הלקוחות גדלה באופן משמעותי.

הסיפור הזה ממחיש עד כמה חשוב לקבוע ראשית את המדדים הנכונים, וזאת בעיקר בשל העובדה שעובדים ומנהלים בארגון גדול מסוגלים להסתגל כמעט לכל סוג של מדידה.

כאשר מדובר בפרויקט קידום אתרים – הדבר חשוב כפליים. לפרויקט שכזה יש מדדים טכניים שניתן לייצר, אולם לצד זאת גם לא מעט מדדים עסקיים. יש הבדל בין מדד המתייחס לכמות ההקלקות של גולשים על תוצאת חיפוש מסוימת, ובין היקף ההכנסות הנובעות מתנועה אורגנית של גולשים באתר.

כאשר אתם מטמיעים פרויקט SEO בארגון גדול, חשוב שתייצרו את המדדים הנכונים, שגם לצד העסקי בארגון יהיה אינטרס לאמץ ולהימדד עליהם. אחרת, כל תהליך שכזה יהפוך בארגון לתהליך שהגורמים העסקיים רואים בו בעיקר נטל ועלויות, ושאין להם שום אינטרס ממשי לקדם.

קרדיט

בסופו של יום, אנשים, לצד השכר והתגמול, מעוניינים בקבלת מילה טובה על העבודה שבוצעו.

הבעיה העיקרית מתחילה, כאשר בארגון גדול מי שמקבל את המילה הטובה הוא לא תמיד זה שהשקיע את עיקר המאמץ, המשאבים, הזמן והלמידה, אלא מי שהיו לו הכישורים הניהוליים המתאימים לקבל את הקרדיט הזה.

ובכן, אם אתם מעוניינים שפרויקט קידום האתרים שאתם מובילים בארגון יצליח – יהיה עליכם לדאוג שהקרדיט יתחלק באופן הוגן בין כלל המשתתפים בתהליך.

אם תטמיעו תהליך שיגזול לא מעט תשומת לב ושעות עבודה מן הקולגות שלכם, ולאחר מכן תעמדו על הפודיום לבד כדי לקבל את תעודת ההצטיינות והבונוס השמן – לאף לא אחד מן הקולגות שלכם יהיה אינטרס לסייע לכם בקידום הפרויקט. כדי ששיתוף הפעולה בין המחלקות יצליח, חשוב שכל מי שעוסק בנושא יקבל את הקרדיט בהתאם לעשייה שלו.

אגב, קרדיט לא חייב לבוא לידי ביטוי באמצעות פודיום וחלוקה של תעודות הצטיינות. קרדיט יכול להיות משולב במייל שנשלח לכלל העובדים הרלוונטיים, תוך ציון שמו של עובד מוכשר במיוחד עם תרומה גדולה לפרויקט. קרדיט יכול להתבטא גם באמצעות מילה טובה שנזרקת בישיבה עם משתתפים רבים, או אפילו בשיחה בארבע עיניים עם המנהל הישיר של עובד שתרם לפרויקט.

ברגע שתדעו להעניק את הקרדיט באופן הוגן, תייצרו בצד השני את האינסנטיב לפעול למענכם. אנשים שמקבלים קרדיט על העשייה שלהם, הם אנשים בעלי מוטיבציה גדולה יותר, והם ישמחו להמשיך ולסייע לכם משום שירגישו אסירי תודה על הקרדיט שנתתם להם.

מבנה ארגוני

מקובל יהיה להבחין בשינויים ארגוניים בעת הגעה של מנהל בכיר חדש לארגון. הסיבה שמניעה בדרך כלל מנהלים בכירים בארגון לבצע ארגון מחדש, היא לייצר שיטות פעולה ומוטות שליטה לקבלת החלטות זריזות, אפקטיביות ומושכלות, ולנטרל גורמים שלא מסייעים לתהליך הזה.

חשוב יהיה להבין שבארגון גדול, על אף המטרה המשותפת של כלל המנהלים הבכירים שהארגון יצליח, ישנן גם כמה וכמה מטרות-משנה אשר מחולקות למנהלים השונים. לעיתים, המטרות האלו יכולות לסתור זו את זו, ואז נוצרים קונפליקטים.

למשל, בעוד שמנהל השיווק היה רוצה להעמיד קמפיין מושקע מאוד, שיציב את הארגון בחזית העשייה בתחום, וגם ילמד על היכולת שלו עצמו לנהל פרויקטים בהיקפים גדולים מאוד – הרי שהחשב הכללי של הארגון היה רוצה לראות את ההוצאות של הארגון מצטמצמות ומתאימות ליעדים שהוגדרו בתוכנית העבודה. בעוד שמנהל ה-IT היה שמח להטמיע שירותים חדשים בארגון שיאפשרו לו פיתוח מואץ של אפליקציות שונות, הרי שמנהל אבטחת המידע והגנת הסייבר בארגון היה רוצה להגן על הארגון מפני החדרת נוזקות ופוגענים שונים.

חשוב יהיה לציין בהקשר הזה: מילת המפתח המאפיינת את קבלת כל אחת מן ההחלטות שהפונקציות האלו בארגון נדרשות לקבל, היא סיכון. מנהל אבטחת המידע יודע שאם יאשר שימוש בפתרון לא מאובטח בארגון ומשהו חלילה יקרה, הוא הפונקציה שיבואו אליה בטענות ושעלולה לשלם מחיר אישי.

לעומת זאת, אם יבחר אותו מנהל אבטחת מידע שלא לאפשר הטמעת פתרונות טכנולוגיים חדשים כלל, הוא יסתכן בכך שיאשימו אותו בעיכוב ההתפתחות השוטפת של הארגון, ושהוא אינו מתאים לתפקידו. מנהל אבטחת המידע פועל במתח הזה שבין הלחצים השונים, ומקבל את ההחלטות כשברקע מוצבים מולו הסיכונים השונים.

זאת הסיבה שיצירת מבנה ארגוני שתואם את הפעילות השוטפת של הארגון, ומונע ניגודי עניינים – הוא כה חשוב בהקשר הזה. מבנה ארגוני שבו מתקיימים אינטרסים מנוגדים בין מחלקות שונות, אשר לא יכולים להיפתר במעלה ההיררכיה בשל היעדר סמכות – הוא מבנה ארגוני שלא יאפשר לחברה לפעול באופן שוטף, ובפרט לא בתחום קידום האתרים.

תהליכי דיווח

לצד המבנה הארגוני, צריכים להתקיים בארגון גם תהליכי דיווח. בעוד שמבנה ארגוני קובע בדרך כלל את מידת הבכירות של פונקציה כזו או אחרת, ואת הסמכות שלה לקבל החלטות, – הרי שתהליכי הדיווח מתארים את תהליך קבלת ההחלטות בארגון. לא מעט פעמים, המבנה הארגוני האמיתי בחברה אינו סימטרי, ומכיל גם פונקציות זוטרות שמדווחות באופן ישיר לפונקציות בכירות מאוד בארגון.

בתצורות עבודה כאלו, מנסים, בדרך כלל, מנהלים בכירים בארגון, לקבל תמונת מצב אובייקטיבית של הנעשה בחברה, מפי גורם שעליו הם סומכים בארגון. תהליכי דיווח כאלו יכולים לשבור את המבנה הארגוני הקלאסי, או אולי דווקא לחזק אותו, בהתאם לעניין.

מאחר שלתהליכים שונים בארגון יש השפעה על תהליך קידום האתרים, חשוב יהיה שהפונקציה הארגונית שאחראית על SEO תהיה בעלת מעמד ארגוני וממשקי-דיווח שהולמים את חשיבות התפקיד שלה. כל פיתוח, שינוי בתשתית טכנולוגית או קבלת החלטה עסקית כזו או אחרת – עלולים להשפיע בצורה עקיפה או בצורה ישירה על תהליך קידום אתרים המבוצע בארגון. לכן, חשוב שלפונקציית קידום האתרים תינתן הבמה להשמיע את קולה, ולהסביר מהן ההשפעות הצפויות של כל אחת מן הפעולות שמבקשים להטמיע גורמים שונים בארגון.

לסיכום

פוליטיקה ארגונית היא אתגר עצום שעומד בין כל מנהל פרויקטים בארגון ובין מימוש היעדים של הארגון. אם אתם מעוניינים לנהל פרויקט קידום אתרים בארגון, ולקבל את שיתוף הפעולה של פונקציות שונות בו, כדאי שתפעלו במספר ערוצים:

• שתפו ככל האפשר ידע מן העולם המקצועי שלכם.
• הכשירו פונקציות שונות בארגון לבצע את הפעולות עליהן אתם מופקדים, כדי לייצר שיח ערכי והולם.
• הטמיעו כלים שונים בארגון שיאפשרו לשותפים שלכם להגיע לנתונים הדרושים להם בכוחות עצמם.
• קיימו סדנאות משותפות לחיזוק הקשר הבינאישי.
• מדדו את הפרמטרים החשובים בתהליך הקידום בצורה נכונה ואובייקטיבית.
• תמו קרדיט לכל מי שלוקח חלק פעיל בפרויקט כדי להגביר את שיתופי הפעולה.
• דאגו לבנות מבנה ארגוני נכון שיתמוך בתהליכי העבודה בארגון.
• ישמו תהליכי דיווח שיאפשרו הגברת השקיפות ושיפור השליטה הניהולית על הנעשה בארגון.

קידום פרוייקט בארגון גדול הוא תמיד אתגר מרכזי ולא פשוט. כאשר מדובר בפרויקט בתחום של קידום אתרים, הוא הופך מורכב אף יותר, בשל היעדר היכולת של גורמים עסקיים להבין את ההיבטים הטכניים ולאמוד את הזמן הדרוש להחזרת ההשקעה בפרויקט. כאן אתם, כמנהלי ה-SEO בארגון, צריכים להיכנס לפעולה.